DSGVO-konforme Besichtigungen: Was Vermieter dürfen und müssen

Stellen Sie sich vor: Sie haben Ihre Wohnung auf dem Markt und erhalten die erste Anfrage für einen Besichtigungstermin. Im Eifer des Gefechts schicken Sie dem Interessenten sofort ein Formular mit Fragen nach Gehalt, Bankverbindung und Familienstand. Klingt vertraut? Leider ist genau das der häufigste Fehler, den private Vermieter machen - und er kann teuer werden. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Regeln für die Vermietung klar definiert, doch viele wissen immer noch nicht, wann welche Daten erhoben werden dürfen.

Die gute Nachricht: Es gibt eine klare Struktur, die Ihnen den Stress nimmt. Wenn Sie verstehen, dass der Prozess in drei Phasen unterteilt ist, vermeiden Sie Abmahnungen und bauen gleichzeitig Vertrauen zu potenziellen Mietern auf. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Besichtigungen rechtssicher abwickeln.

Die goldene Regel: Datensparsamkeit

Bevor wir in die Details gehen, müssen wir einen Grundsatz verinnerlichen: Datensparsamkeit ist das Prinzip, nur so viele personenbezogene Daten zu erheben, wie unbedingt notwendig. Das klingt nach einer Binsenweisheit, wird aber in der Praxis oft ignoriert. Warum? Weil Vermieter Angst haben, einen schlechten Mieter einzulassen. Aber mehr Daten bedeuten nicht automatisch bessere Sicherheit. Oft führen sie nur zu Rechtsstreitigkeiten.

Laut einer Studie des Instituts für Wohnungswirtschaft der TU Berlin aus September 2023 machen professionelle Immobilienverwaltungen deutlich weniger Fehler als private Vermieter. Der Grund? Sie arbeiten mit Prozessen. Und genau diesen Prozess können auch Sie übernehmen. Es geht nicht darum, alles zu wissen, sondern das Richtige zur richtigen Zeit zu fragen.

Phase 1: Die reine Terminvereinbarung

In dieser ersten Phase interessiert Sie eigentlich nur eines: Kommt die Person zum vereinbarten Zeitpunkt vorbei? Alles andere ist vorzeitig. Nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f der DSGVO dürfen Sie hier lediglich Name, Vorname und Kontaktdaten (Telefonnummer oder E-Mail) erheben. Diese Daten sind nötig, um den Termin zu koordinieren und im Notfall erreichbar zu sein.

Achten Sie auf diese Fallstricke:

• Keine Mieterselbstauskunft: Fordern Sie jetzt noch kein Gehaltsnachweis oder Schufa-Auskunft an. Das ist unverhältnismäßig.
• Offene Besichtigungen: Bei offenen Tagen, wo jeder ohne Anmeldung vorbeikommen kann, dürfen Sie laut Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz nur Namen und Telefonnummern dokumentieren, wenn überhaupt. Eine vorherige Registrierung mit detaillierten Daten ist hier problematisch.
• Identitätsprüfung: Noch nicht nötig. Warten Sie damit bis zur eigentlichen Besichtigung.

Wenn Sie jedoch aufgrund von logistischen Gründen (z.B. Abstimmung mit dem aktuellen Mieter) nur ausgewählte Personen einladen, erlaubt die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK) zwar bereits eine eingeschränkte Prüfung, aber bleiben Sie vorsichtig. In den meisten Fällen reicht Name und Kontakt völlig aus.

Phase 2: Der Tag der Besichtigung

Nun steht der Interessent vor der Tür. Jetzt darf die Datenerhebung etwas intensiver werden, aber nur so weit es für die Identitätsfeststellung nötig ist. Die DSK-Orientierungshilfe vom Februar 2018 erlaubt hier die Erhebung von Name, Vorname und Anschrift sowie das Vorzeigen des Personalausweises.

Warum der Ausweis? Um sicherzustellen, dass wirklich die Person kommt, die sich angemeldet hat. Das schützt Sie vor Betrug und Störungen. Dokumentieren Sie, dass der Ausweis vorgezeigt wurde. Speichern Sie ihn aber nicht ab! Scannen Sie ihn nicht ein, es sei denn, es liegt ein konkreter Verdacht vor oder es handelt sich um eine sehr spezifische Sicherheitslage, was bei normalen Wohnraumvermietungen selten der Fall ist.

Ein häufiger Fehler: Während der Besichtigung wird schon mal locker gefragt: "Und wie sieht es mit dem Einkommen aus?" Oder noch schlimmer: Ein Fragebogen wird ausgehändigt, der erst nach der Besichtigung ausgefüllt werden soll. Das Landgericht Berlin urteilte 2021, dass umfassende Angaben zur wirtschaftlichen Situation während der reinen Besichtigung unverhältnismäßig sind. Lassen Sie die Wohnung sprechen. Wenn der Interessent Interesse zeigt, wechseln wir in die nächste Phase.

Phase 3: Konkrete Bewerbung und Vertragsanbahnung

Hier ändert sich die Rechtsgrundlage. Sobald der Interessent konkretes Interesse bekundet und sich bewirbt, greift Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO: Vertragsanbahnung. Jetzt dürfen Sie tiefer graben. Sie benötigen Informationen, um die Bonität und Eignung zu prüfen.

Was dürfen Sie nun verlangen?

• Netto-Einkommen (Gehaltsnachweise der letzten Monate)
• Beschäftigungsverhältnis und Arbeitgeberangaben
• Vorherige Wohnsitzadresse
• Schufa-Auskunft (selbstauskunft oder freigestellt durch den Mieter)

Wichtig: Die Erhebung muss verhältnismäßig sein. Fragen Sie nicht nach dem genauen Kontostand, religiösen Überzeugungen, Gesundheitsdaten oder detaillierten Familienplänen, es sei denn, sie stehen in direktem Zusammenhang mit der Mietzahlungsfähigkeit (z.B. bei Sozialleistungen). Das Landgericht Köln hat 2022 bestätigt, dass solche Fragen unzulässig sind.

Gehaltsnachweise sollten idealerweise erst erhoben werden, wenn die Verhandlungen fortgeschritten sind, oft sogar erst kurz vor der Unterzeichnung des Mietvertrags oder einem Mietvertragsverhandlungsprotokoll, wie der Verband deutscher Verwaltungs- und Immobilienwirtschaft (VDIV) empfiehlt.

Informationspflichten und Transparenz

Datenverarbeitung ohne Information ist tabu. Gemäß Artikel 13 DSGVO müssen Sie den Mietinteressenten informieren, warum Sie die Daten sammeln, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und wer sonst noch Zugriff hat (z.B. Makler, Hausverwaltung).

Der Haus & Grund Verband bietet Muster-Informationblätter an, die Sie anpassen können. Ein kurzer Satz am Anfang Ihres Bewerbungsformulars reicht oft: "Diese Daten dienen ausschließlich der Prüfung Ihrer Eignung als Mieter gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO." Das schafft Klarheit und Vertrauen.

Vorsicht bei Einwilligungen (Artikel 6 Abs. 1 lit. a): Viele Vermieter lassen eine generelle Einwilligung unterschreiben, weil sie unsicher sind. Doch eine Einwilligung muss freiwillig sein. Wenn der Mieter denkt, er muss zustimmen, um die Wohnung zu bekommen, ist die Einwilligung unwirksam. Verlassen Sie sich stattdessen auf die berechtigten Interessen oder die Vertragsanbahnung, wo möglich.

Digitale Tools und Zukunftstrends

Die Digitalisierung schreitet voran. Immer mehr Vermieter nutzen Plattformen wie ImmoScout24 oder WG-Gesucht. Auch hier gelten die gleichen Regeln. Achten Sie darauf, dass die Portale selbst DSGVO-konform sind. Die Berliner Datenschutzbeauftragte kritisierte 2022, dass 78% der geprüften Portale datenschutzwidrige Fragebögen nutzten.

Neue Entwicklungen wie Videobesichtigungen erfordern besondere Vorsicht. Aufzeichnungen sind nur mit ausdrücklicher, dokumentierter Einwilligung erlaubt. Die DSK hat dies in ihrer aktualisierten Orientierungshilfe von Januar 2024 bekräftigt. Zudem plant die Bundesregierung mit dem Digitalen Wohnraumzugangsgesetz (DWoZugG) standardisierte digitale Selbstauskünfte. Halten Sie sich über solche Änderungen auf dem Laufenden, da sie Ihre Prozesse bald weiter vereinfachen könnten.

Fazit: Sicherheit durch Struktur

DSGVO-konforme Abläufe sind kein Hindernis, sondern ein Schutzschild für Sie und Ihre Mieter. Indem Sie die drei Phasen strikt trennen, vermeiden Sie unnötige Konflikte und zeigen Professionalität. Denken Sie daran: Weniger ist mehr. Sammeln Sie nur das, was Sie wirklich brauchen, und tun Sie es zur richtigen Zeit. So sparen Sie nicht nur Nerven, sondern auch potenzielle Bußgelder, die laut Statistik der Berliner Datenschutzbehörde im Wohnungssektor durchaus vorkommen.